Smarter Working: un nuovo modo di concepire il lavoro in azienda e fuori

“L’ufficio tradizionale si sta evolvendo – spiega Philip Vanhoutte, Senior Vice President e General Manager EMEA di Plantronics, azienda all’avanguardia nella progettazione e nell’implementazione della filosofia Smarter Working – I professionisti in ufficio hanno bisogno degli strumenti giusti per soddisfare le proprie esigenze e aumentare la produttività, favorire l’innovazione e migliorare la collaborazione. Noi crediamo che i prodotti che presentiamo diano alle persone la libertà di lavorare in modo più efficace ed efficiente, permettendo di comunicare in modo semplice, indipendentemente dalla propria ubicazione o dal mezzo utilizzato a casa, in ufficio e in viaggio.”

  Secondo un recente studio dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, i vantaggi dell’applicazione dello Smarter Working oggi sono molteplici: si parla di una riduzione del 30% dei costi di real estate, diminuzione del 60% di assenteismo, aumento del 20% di soddisfazione del personale e dei clienti.

  Ma quali sono gli elementi costituitivi di una realtà “Smarter Working”?

• · Bricks, evoluzione dello spazio lavorativo;
• · Bytes, implementazione della Unified Communication & Collaboration;
• · Behaviour, nuove modalità di gestione dei collaboratori.

L’ufficio Simply Smarter non è semplicemente la riprogettazione di un ufficio, considerando che è sempre maggiore il tempo che i dipendenti trascorrono lontano dalla scrivania: le aziende devono essere sempre più capaci di fornire alla propria forza lavoro lo spazio necessario per lavorare e gli strumenti giusti.

Oltre alla ridefinizione dello spazio fisico, emerge la necessità di riconsiderare anche lo spazio di lavoro virtuale: gli strumenti ICT, e in particolare le tecnologie di Unified Communication & Collaboration possono facilitare le interazioni tra le persone, indipendentemente dalla loro posizione, e rendere più agevole il lavoro in condizioni di mobilità.

Al di là degli investimenti delle aziende, i tool che favoriscono lo Smart Working si stanno sempre più diffondendo, anche grazie al fenomeno della consumerizzazione. Nel 59% delle aziende i dipendenti utilizzano per lavorare i propri dispositivi personali (concetto BYOD “Bring Your Own Device”). Infatti solo il 13% delle aziende ha sviluppato modelli avanzati di Smart Working, creando degli spazi “virtuali” completi per i propri dipendenti.

Secondo la ricerca, solo nel 5% delle aziende tutti i lavoratori possano scegliere come ripartire il proprio tempo lavorativo tra le diverse sedi di lavoro (casa, ufficio, presso i clienti, ecc.), mentre nel 38% dei casi questa possibilità è prevista solo per particolari tipologie di dipendenti.
In particolare, il Telelavoro (lavoro presso la propria abitazione) viene praticato da meno del 10% della popolazione aziendale, tipicamente commerciali, dirigenti, e donne con famiglia.

Il management al giorno d’oggi, nonostante dimostri interesse per la filosofia Smart Working, incontra ancora difficoltà nella condivisione di informazioni aziendali e nell’incentivare e premiare il contributo innovativo delle persone. Inoltre i collaboratori sono ancora poco disponibili a cambiare modalità di lavoro e a ridefinire le attività, lavorando in modo flessibile (luoghi e orari lavorativi), a seconda delle esigenze. Questo dato appare in contrasto con quanto emerge dall’analisi sugli utenti finali che, opportunamente incentivati dal management e da policy organizzative non discriminanti, si dichiarano predisposti ad adottare i nuovi modelli di lavoro.

I lavoratori non si aspettano di restare nello stesso luogo per la maggior parte della giornata lavorativa, ma utilizzano invece diversi spazi per concentrare tipi di lavori diversi.
Di pari passo le aziende devono mostrarsi flessibili e capaci di innovarsi, prevedere e rispondere ai cambiamenti.

Alla luce di tutto questo, le aspettative dei dipendenti stanno cambiando e le persone vengono premiate per la loro creatività, l’ingegno e la capacità di interagire in modo produttivo con gli altri.
Se si aggiunge lo svincolamento da orari e luoghi di lavoro fissi, il risultato è una forza di lavoro più autonoma, mobile e meno “limitata. In questa ottica, di fronte a mobilità e dislocazione del mondo del lavoro, si rivelano fondamentali la comunicazione e la collaborazione tra i lavoratori, che devono adattare il modo in cui agiscono, in cui si rapportano a colleghi e clienti e il modo in cui mantengono la propria continuità in spazi di lavoro nuovi e diversificati.

“Per molti professionisti, gestire il lavoro da un ufficio o da un ambiente circoscritto è solo un’esperienza del passato. Il lavoro riguarda sempre più ciò che una persona fa, non dove si trova quando la svolge” spiega Rob Arnold, Senior Analyst, Frost & Sullivan. “Con questa premessa è importante per le aziende fornire ai propri dipendenti le ultime soluzioni che, non solo danno loro la flessibilità di comunicare, ovunque essi siano, ma anche di rendere l’esperienza intuitiva.”